Необхідність у ERP-системі для «Азовмашу» виникла в період відродження підприємства у 2000-2001 рр. Потужний підйом виробництва у поєднанні з розширенням номенклатури  та вдосконаленням конструкції машин, що випускаються , гостро поставив питання про  удосконалення процесів управління за допомогою сучасних інформаційних технологій. Сьогодні незаперечним є факт, що розвиток машинобудівного підприємства неможливий без створення конкурентоспроможних виробів і зниження витрат з їх виробництва, які безпосередньо залежать від якості інженерної та управлінської роботи. Для зниження собівартості виробів і гнучкої цінової політики необхідний достовірний облік фінансових, матеріальних, трудових та енергетичних ресурсів, ефективне планування і аналіз господарської діяльності за допомогою розвинутої корпоративної інформаційної системи – КІС.

У 2001 році почалася підготовка до впровадження КІС на «Азовмаші» і до 2002 року вибір було звужено до двох схожих систем: SAP R/3 і “Oracle Applications”. Разом з тим, у консалтингових команд, що представляють системи,  є суттєві відмінності у підходах до впровадження. Враховуючи складність і важливість вибору, за наказом президента ВАТ «Азовмаш» О.В.Савчука була створена експертна група, яка складалася із провідних фахівців управлінських підрозділів і центру АСУ, яка після ретельного обговорення переваг і недоліків обох систем  зупинила свій вибір на системі від компанії SAP і рекомендувала її до впровадження на «Азовмаші». На жаль, членам експертної групи не вдалося ознайомитися із досвідом впровадження SAP на машинобудівному підприємстві.  «Азовмаш» став тут першопрохідцем.

6.11.2002 р. було підписано наказ № 502 «Про автоматизацію управлінського обліку…», що визначав стратегію впровадження системи на виробництві. На початку 2003 року спільно з компанією «SAP-Україна» було розпочато проектні роботи із розробки і налаштування 4-х модулів: FI (фінансова бухгалтерія), ММ (матеріальні потоки), SD (збут), СО (контролінг – управлінський облік). Роботи велися проектними групами з числа провідних спеціалістів Центру АСУ і функціональних підрозділів, що органічно доповнювали одне одного своїми знаннями.

Для оцінки масштабів проекту варто навести низку цифр, котрі характеризують інформаційну базу на момент старту:

• номенклатура матеріалів, що застосовуються на виробництві, складає більше 100 тыс. найменувань,
• кількість наявних матеріальних нормативів  - 1,2 млн.
• об’єм БД по складу виробів - близько 2 млн. позицій деталей та складальних одиниць
• організаційна структура підприємства включала в себе 163 підрозділи, в т.ч. 31 основний і 17 допоміжних цехів, 37 складів
• середньооблікова чисельність трудящих складала  23 тис. осіб.
• На території підприємства функціонує 5 юридичних осіб (балансових одиниць), деякі з них  технологічно пов’язані між собою. У зв’язку з цим виріб, рухаючись технологічним маршрутом, може неодноразово здійснювати переходи із однієї  балансової одиниці в іншу.

На попередньому етапі планувалося розгортання системи в межах одного підприємства групи в якості пілотного проекту, проте через  тісні взаємозв’язки підприємств виникла необхідність розширити межі проекту із залученням інших балансових одиниць і внести корекцію у функціональну наповненість проекту. На машинобудівному підприємстві неможливий повноцінний інтегрований облік у реальному масштабі часу управлінських підрозділів із виробничими цехами та інженерними службами – місцями, де народжується економіка підприємства. Це вимагало переосмислення місця і ролі модуля СО у проекті, як джерела інформації для модуля FI. Цехи - найважливіші елементи у ланцюгу збору витрат – повинні бути основними об’єктами модуля СО. Як наслідок, виникла необхідність у розробці модуля РР – джерела інформації для модуля СО. На машиновиробному підприємстві під час впровадження будь-якої модульної КІС первинна інформація створюється у конструкторських та технологічних підрозділах, а отже необхідна наявність сучасної інтегрованої системи інженерно-технологічної підготовки виробництва. Однією з основних причин уповільнення впровадження є недооцінка цього факту на початковій стадії проекту. По ходу проекту спеціалістам SAP і «Азовмашу» доводилося осягати особливості застосування КІС в галузі.

На сьогодні у системі реалізовані фінансовий, бухгалтерський і податковий облік, закупівлі і збут, кадровий і табельний облік (менеджмент та адміністрування персоналу, організаційний менеджмент, управління часовими даними), функціонує низка елементів управлінського обліку (модуль СО). У системі продуктивно працюють 700 користувачів.  

Основна проектна і впроваджувальна робота із SAPзосередилася у Центрі впровадження КІС  (надалі – відділ впровадження КІС) – спеціально створеному підрозділі, куди увійшли провідні аналітики і математики АСУ. Крім розгортання стандартних модулів КІС і розширення географії їх використання, користуючись широкими можливостями платформи КІС SAP, як сучасного середовища розробки та інтеграції, спеціалістами  підрозділу було перенесено у КІС низку поточних задач АСУП. Як приклад – усі документи з технічної підготовки виробництва можуть видаватися в КІС SAP. Із використанням вбудованого інструментарію, розроблені сучасні аналоги видаваних форм, створена технологія для швидкого введення первинної інформації.

Кілька слів про ефективність. На підприємстві знизилася дебіторська заборгованість, оптимізовані запаси матеріалів, удосконалилася процедура виконання бюджету. Підвищилася оперативність управлінських рішень. На 30% зменшився управлінський персонал, що дозволило залучити додаткові трудові ресурси у основні виробничі цехи. Окрім вищезазначених результатів, система є ефективним інструментом у наведенні ладу у роботі із документами спеціалістів, відповідних підрозділів. 

У тому, що у докризовий період прибуток підприємства збільшився у 2 рази (з 2,6 млрд. грн. у 2003 р. до 5 млрд. грн. у 2008 р.), є значний внесок ERP- системи.

У 2011 році на підприємствах групи ПАТ «Азовмаш», ПАТ «МЗТМ», ПАТ «Азовобщемаш» відбулася реорганізація, в ході якої наявність на підприємстві КІС дозволила значно скоротити терміни завершення усіх організаційних процедур.

У 2012 році було розпочато новий етап розвитку КІС. Наказом Генерального директора № 32 від 03.08.2012 було дано старт робіт із модернізації системи. У ході робіт необхідно було провести модернізацію серверного комплексу і здійснити перехід  на нову версію SAP ERP. До 31.03.2013 усі роботи із модернізації було успішно завершено.

Функціональність ERP системи

Впроваджена функціональність системи SAP

1. Модуль «Фінансова бухгалтерія» (FI)

Згідно концептуальному проекту реалізована та застосовується на практиці у повному обсязі функціональність бухгалтерії кредиторів, дебіторів, головної книги.

Розроблені додаткові програми і звіти для роботи із кредиторською, дебіторською  заборгованостями, податковими накладними і реєстрами, основними коштами.

1.1. Господарські операції в модулі FI–AP (бухгалтерія кредиторів):

Введення довідника кредиторів; проведення рахунків-фактур від кредиторів; проведення кредитових авізо від кредиторів; попередня реєстрація документів (введення, зміна, перегляд); введення документів довгострокового проведення; сторно документів; вирівнювання рахунку кредитора; ведення і аналіз кредиторської заборгованості ; перегляд окремих позицій кредитора за заданими ознаками; перегляд сальдо кредитора; отримання оборотно-сальдових відомостей; аналіз кредиторської заборгованості за договорами; акти звірок; авізо для матеріальної бухгалтерії ; реєстр документів матеріальної бухгалтерії; зведені реєстри документів; реєстри документів для зустрічних перевірок.

1.2. Господарські операції в модулі FI–AR (бухгалтерія дебіторів):

Ведення довідника дебіторів; проведення рахунків-фактур від дебіторів; проведення кредитових/дебетових авізо; попередня реєстрація документів; сторно документів; проведення/зміна/видалення попередньо зареєстрованих документів; вирівнювання рахунку дебітора; ведення і аналіз дебіторської заборгованості; реєстри для зустрічних перевірок; відомості дебіторів; отримання оборотно-сальдових відомостей по дебіторам.

1.3. Бухгалтерія Головної книги:

Ведення операцій за рахунками Головної книги; проведення рахунків; створення довгострокових проводок; вирівнювання рахунків; друк рахунків; сторно документів; кореспонденція рахунків Головної книги.

1.4. Податковий облік

1.4.1. Облік податкових зобов’язань по ПДВ

Реалізовано:

•       генерація податкових накладних до рахунків збуту, коригувальних податкових накладних до кредитових/дебетових авізо;

•       генерація податкових накладних до документів  авансів, коригувальних податкових накладних до повернень авансів; 

•       друк податкових накладних, коригувальних податкових накладних згідно законодавства;

•       виконання прив’язки кредитування повернення до оригінального рахунку;

•       формування реєстру звірки виданих податкових накладних;

•       повторна генерація податкової накладної, яка раніше була сторнована;

•       формування Реєстру отриманих/виданих НН.

1.4.2. Облік податкового кредиту

Реалізовано:

•       автоматична попередня реєстрація отриманих податкових накладних до рахунків-фактур постачальників, документів авансів постачальникам;

•       автоматична попередня реєстрація коригувальних отриманих податкових накладних до кредитових авізо постачальників;

•       формування реєстру попередньо зареєстрованих вхідних податкових накладних для контролю неотриманих податкових накладних від постачальників;

•       формування Реєстру отриманих/виданих НН.

1.5. Модуль «Основні кошти» (AA)

Облік основних коштів реалізований у межах стандартної функціональності модуля відповідно до законодавства України.

Реалізовано:

•       ведення єдиного централізованого довідника необоротних активів;

•       облік і контроль руху основних коштів протягом усього життєвого циклу починаючи із замовлення на поставку або початкового надходження і до його вибуття (інтегрована взаємодія з додатками модулів MM, SD);

•       автоматизація процесів масової обробки НА (нарахування, зносу, переоцінка вартості, переміщення тощо).

•       облік НА у розрізі підрозділів;

•       прогноз амортизації за ОС;

•       отримання повної і вірогідної інформації щодо стану необоротних активів у режимі реального часу; 

•       використання централізованих процедур закриття місяця і року;

•       забезпечення усіх форм підсумкової звітності.

2. Модуль «Фінансовий менеджмент» (FM)

Реалізована функціональність обліку: грошових коштів в касі і на розрахунковому рахунку; купівля, продаж, конверсії валют; операцій з цінними паперами, векселями; банківських кредитів, депозитів, акредитивів і гарантій.

Розроблені інтерфейси до систем клієнт-банк.

 Впроваджені електронні заявки на платіж для забезпечення автоматичного формування платежів, оплати і вирівнювання кредиторської заборгованості: 

Забезпечує правильний вибір (автоматичний) оплати кредиторської заборгованості у розрізі замовлення на постачання (раніше функції ГБ):

Автоматично створює вимогу авансового платежу або вимогу часткової оплати (раніше функція ФО)

Готує вибрані і створені документи до сплати (раніше функція ФО)

3. Модуль «Управління матеріальними запасами» (MM)

Згідно концептуальному проекту реалізована і використовується в повному обсязі функціональність ведення основних і організаційних даних, бізнес – процесів закупівлі, керівництва матеріальними запасами, контролю рахунків логістики:

• Створення і ведення організаційних даних – структурних підрозділів (центральних складів, цехів, відділів), закупівельних організацій, груп закупівель.
• Створення і ведення основних даних – основних записів товарно-матеріальних цінностей, що закуповуються (ОЗМ) і постачальників-кредиторів (ОЗК), налаштування довідкової інформації за одиницями вимірювання, групами, секторами і видами матеріалів.
• Закупівля

Створення і ведення вартісних контрактів, замовлень на поставку матеріалів (зокрема вироблених із  давальницької сировини) і послуг.

• Управління запасами

Надходження матеріалів під замовлення на поставку, за чеками і вартістю на центральні склади , надходження від списання основних коштів. Переміщення матеріалів з центральних складів у підрозділи,  випуск матеріалів у виробництво, на місці виникнення витрат, на картку основних коштів, у запас давальницької сировини, в експлуатацію господарського інвентарю, повернення матеріалів постачальнику.  Створення документів матеріалів і бухгалтерських документів за налаштованими  автоматичними проведеннями по рахунках запасів. Друк формулярів – документів на перераховані вище операції. Розроблене автоматичне блокування руху матеріалів за видами операцій, класами оцінки і періодами, проведення щомісячної автоматичної переоцінки стандартних цін матеріалів перед закриттям поточного періоду на ціни, розраховані на основі закупочних цін; щоденної переоцінки  збутових цін на стандартні. Формування інвентаризаційних відомостей і зведених даних для проведення планових і позачергових інвентаризацій. Організований облік неліквідних матеріалів. Реалізований облік низки номенклатурних позицій за серійними номерами.

Розроблені програми пакетного вводу/виводу залишків і неліквідних матеріалів з вартісних рахунків запасу, пакетного переміщення запасів між підрозділами, пакетного створення замовлень на поставку в одній БЕ на підставі збутового рахунку-фактури іншій БЕ, пакетного створення збутового комерційного замовлення на продаж матеріалів.

• Контроль рахунків

Попередня реєстрація рахунків-фактур за матеріали, що надійшли і виконані послуги, рахунків на додаткове дебатування/кредитування із зазначенням договору альтернативного виставника рахунку, кредитові авізо. Розроблена програма видалення попередньо-зареєстрованих рахунків-фактур, за якими минув  термін давності.

• Продаж материалів

Функціональність модуля SD – адаптована для збуту матеріалів. Створення і ведення вартісних контрактів, комерційних замовлень на збут матеріалів.

Розроблені численні звіти для користувачів різних підрозділів за всіма функціональними напрямками модуля ММ.

4.  Модуль «Збут і реалізація» (SD)

У системі налаштовані наступні відомості:

• Організаційна структура (збутова організація, канал збуту, сектор, ринок збуту, відділ збуту, група збуту, пункт відвантажування)
• Основні відомості (діловий партнер, основний запис матеріалу).
• Створення основних запасів матеріалу – готової продукції/ товару і послуг, що надаються виконується за класифікатором відповідно до стандартів підприємства  СТП 05.040-2011 «Порядок присвоєння шифрів готовій продукції, роботам, послугам і замовленням»
• Умови (знижки і доплати, умови платежу, терміни поставки, причина замовлення, групи транспортування, групи завантаження, райони збуту, умови відвантаження, способи платежу, рахунки виручки, група контирування для матеріалів).

Реалізовані усі бізнес-процеси збуту продукції:

• Продаж – створення і ведення збутових замовлень, контрактів і додаткових угод
• Фактурування - формування рахунків-фактур, корректировок рахунків-фактур (Кред/Деб авізо, Кредитування повернення)

• Відвантажування  -  створення і комплектування відвантажень , формування відвантажувальних документів і автоматичних проведень в обліку при відпуску готової продукції, товару

 Розроблена і впроваджена система реєстрації господарських договорів у всіх напрямках діяльності підприємства (договори на збут готової продукції, товару, надання послуг, на закупівлю ТМЦ і послуг, що закуповуються) з формуванням звітності за реєстрованими документами.

Формується єдиний реєстр укладених господарських договорів за усіма видами діяльності підприємства.

Розроблені численні процедури контролю інформації, що вводиться при веденні торгових документів на кожному етапі їх формування.

Впроваджені у документообіг підприємства нові і доопрацьовані вихідні форми по потоку торгових документів на кожному етапі їх формування. 

Розроблена система звітності для контролю і аналізу збутової інформації у системі, у тому числі і регламентні роботи.

5. Модуль «Контролінг» (CO)

Згідно концептуальному проекту розроблено:

Облік первинних витрат через інтеграцію з інших модулів системи (FI, АМ, ММ, SD)

Облік витрат за нарахованою заробітною платою і нарахованих на неї податків підприємства. 

Перерахунок робіт МВЗ за плановими тарифами на виробничі і внутрішні замовлення та інші МВЗ.

Формування кошторису цехових витрат (кошторис виробничих і загальновиробничих витрат), закриття періоду.

Формування кошторису адміністративних витрат/ закриття періоду.

Облік виробництва. Настройки за господарськими операціями виробничого замовлення.

У доповнення до стандартної функціональності розроблено:

Формування кошторису цехових витрат (кошторис виробничих і загальновиробничих витрат)/ закриття періоду:

Розроблений і затверджений у функціональних відділах комплект довідково-методичної інформації з обліку трудовитрат  систем і у розрізі виробничих і загальновиробничих витрат і в ракурсі «собівартість та інші операційні витрати»

Розроблене рішення формування кошторису загальновиробничих витрат (ЗВВ). Створені статистичні замовлення «ЗВВ цеху» і групи замовлень для кожного цеху для формування кошторису ЗВВ цеху за статтями.

Формування кошторису адміністративних витрат.

Здійснено аналіз витрат кошторису. Розроблено положення з формування адміністративних витрат у системі. Виконано необхідні визначення груп основних відомостей МВЗ і видів витрат.

Облік виробництва.

ПО – інтерфейс даних із задачі "Нормативний облік порізки металу за замовленнями"  для списання матеріалів з цехових складів на замовлення.

ПО – інтерфейс з переобліку робіт на виробничі замовлення. Контроль даних. Розподіл за цехами даних для коректування помилок. Пакетне введення для переобліку робіт – трудовитрат відрядників і виробничих почасових.

Звіт за витратами матеріалів з цехових складів у виробництво. Формати звіту для закриття звітного періоду.

Розподіл зворотних відходів з виробництва за замовленнями у цехах заготівельного виробництва (ПО і настройки).

Розробка ПО за функцією «Розрахунок фактичної собівартості за елементами витрат у розрізі цехів (прихід і витрата) по замовленням незавершеного виробництва і разовим замовленням»:

транзакція "Розрахунок фактичної собівартості ";

звіти за критеріями вибору (за періодами, по цехах).

 Розробка задачі "Розподіл  цінових різниць і ТЗР за об’єктами обліку витрат (налаштування циклів перерозподілу).

 Розроблений звіт за результатами розподілу "Розподіл цінових різниць і ТЗР за об’єктами обліку витрат"

 Розробка ПО за функцією обліку готової продукції і реалізованих послуг у розрізі фактичної собівартості та у відпускних цінах:

 Ведення даних зведеної звітності з обліку готової продукції і реалізованих послуг у розрізі різниць фактичної собівартості і відпускних цін;

 Розподіл відхилень фактичної собівартості від стандартної ціни за рахунками відхилень, на рахунок  реалізації, у виробництво. Переоцінка запасу ГП за результатами звіту.

Звіт за товарною продукцією і послугами, що реалізуються за критеріями вибору.

Звіт "Собівартість реалізації: експорт, імпорт "

 Перегляд зведеного звіту за готовою продукцією і послугами, що реалізуються за звітний місяць.

Звіт з обліку реалізації для виробничого  контролінгу (дані виручки за бухгалтерскими документами з виробничими замовленнями)

 Звіт з виручки реалізованої продукції і послуг за КВЭДами.

Допоміжне виробництво.

• Створені статистичні замовлення для обліку витрат за експлуатаційними витратами на обладнання і поточні ремонти.
• Розробка ПО за замовленням цеху 155 по функції обліку витрат на ремонт двигунів на внутрішніх замовленнях  (з технічними характеристиками двигунів):
• Створення основних даних замовлень з технічними характеристиками двигунів;
• Звіти за замовленнями.

Розроблено рішення функціональності обліку витрат транспортного цеху:

• Визначена модель обліку витрат;
• Виконані необхідні настройки (основних даних, схеми розподілу витрат за видами роботи);
• Доробка стандартної функціональності:
• Додані поля у варіанти екранів стандартних транзакцій для проведення фактичних витрат;
• створено спеціальний засіб пошуку замовлення для збору витрат за реалізованими послугами з видів робіт через торговий документ;
• Виконана додаткова розробка постановки для створення і ведення БД документа «шляховий лист».

Будівництво і капітальні ремонти

Створені види інвестиційних замовлень і необхідні настройки у системі для перевірки проводки витрат на інвестиційні замовлення.

Закриття періоду:

Створені програми для пакетного введення статистичних показників для закриття періоду; розробка циклів переобліку витрат; диспетчера задач із закриття періоду; виконані необхідні настройки і створені основні дані для операції закриття.

6. Модуль «Управління виробництвом» (PP)

Розроблений комплекс технічної підготовки виробництва (ТПВ) з формуванням звітності: специфіковані норми витрати ф.0502, ф.0505; вибіркові специфікації ф.0323-1, 0323-7, 0323-7а; відомість специфікацій (ф.ВС) на виріб (складальну одиницю); відомості покупних ф.0506, ф.0507.

Розроблений перелік вимог системи SAP із заповнення ММС для включення в СТП.

Ведеться наповнення бази подетального складу виробів, що знаходяться на виробництві.

 Планується до розробки і впровадження:

Розробка інтерфейсу для обміну даними з розгорнутою на виробництві системою ведення архіву технічної документації підприємства «Search» компанії «Інтермех»

Формування бази даних нормативів трудовитрат.

Нормування трудовитрат за виробами.

Обрахування планової калькуляції собівартості з урахуванням технологічної та виробничої варіативності.

7.  Модуль «Управління персоналом» (HR)

Розгорнуті наступні підсистеми:

«Адміністрування персоналу» - реалізовані функції, покладені на ВК (відділ кадрів), а саме - фіксація кадрових переміщень співробітників, облік стягнень, ведення різноманітних варіантів стажів, у тому числі шкідливих, ведення різної персональної інформації як у відповідності до вимог державних органів, так і для реалізації алгоритмів в інших компонентах модуля, реалізовані звіти для надання в держоргани і для якісного і кількісного аналізу трудових ресурсів на підприємстві;  

Реалізований інтерфейс з системою контролю доступу на підприємство

«Організаційний менеджмент» - реалізовані функції, покладені на ВПіЗ (відділ праці і заробітної плати), а саме – ведення організаційної і штатної структур підприємства, інтеграція даних з відомостями ВК, реалізовані звіти для якісного і кількісного аналізу трудових ресурсів на підприємстві; 

«Облік тимчасових даних» - реалізовані функції, покладені на табельників підрозділів, а саме – облік відпрацьованого робочого часу, фіксація причин відхилень від планового робочого часу, формування добового рапорту за місяць, автоматичне формування права на відпустку і облік його використання;